Kasse, TSE und Kartenterminal: Was Händler steuerlich beachten müssen
Wie Kartenterminal und Kasse zusammenhängen: Kassensicherungsverordnung, TSE, Belegausgabe, Aufzeichnung unbarer Umsätze und Meldepflichten, verständlich für Händler erklärt.
Ein Kartenterminal allein ist keine Kasse. Sobald Sie aber ein elektronisches Kassensystem nutzen, in dem Karten- und Barumsätze erfasst werden, gelten die Anforderungen der Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung: Die Kasse muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, Belege müssen ausgegeben werden und alle Geschäftsvorfälle, auch unbare, müssen vollständig erfasst werden. Dieser Beitrag erklärt, wie das mit Kartenzahlung zusammenwirkt und was Sie mit Ihrer Steuerberatung klären sollten.
Rechtsrahmen in Kürze
Die Grundlagen sind:
- § 146 Abgabenordnung (AO): Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.
- § 146a AO: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein und Belege ausgeben.
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): Konkretisiert technische Anforderungen, etwa zu TSE und Beleginhalt.
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD): Regeln zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit digitaler Aufzeichnungen.
Die Details und etwaige Übergangsregelungen finden Sie bei Bundesministerium der Finanzen und Finanzverwaltung. Fragen zu Ihrem konkreten System klärt Ihre Steuerberatung.
Was ist eine TSE?
Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie protokolliert jeden Geschäftsvorfall mit einer Signatur, damit nachträgliche Änderungen auffallen. Die TSE sitzt an der Kasse (als Hardware-Modul, Cloud-Lösung oder in der Kassen-Software), nicht im Kartenterminal. Das Kartenterminal selbst ist in der Regel kein Aufzeichnungssystem im Sinne dieser Regeln, wenn es nur Zahlungen abwickelt und keine Warenverkäufe erfasst.
Wie hängen Kasse und Terminal zusammen?
| Konstellation | Einschätzung | Praktische Folge |
|---|---|---|
| Kasse mit TSE und angebundenes Terminal | Kartenumsatz wird in der Kasse als Zahlungsart erfasst | Beträge automatisch übergeben, Differenzen vermeiden |
| Kasse mit TSE, Terminal nicht angebunden | Kartenzahlung wird manuell als „Karte“ gebucht | Fehlerquellen: Tippfehler, vergessene Buchungen |
| Terminal ohne Kasse (zum Beispiel einfache Dienstleistung) | Prüfen, ob eine Kassenpflicht oder Aufzeichnungspflicht besteht | Aufzeichnung der Einnahmen auf andere Weise nötig |
| Kassenlose Betriebe mit Terminal | Einnahmen müssen trotzdem nachvollziehbar erfasst sein | Abstimmung mit Steuerberatung |
Wichtig: Es gibt in Deutschland keine allgemeine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu verwenden. Wer aber eines nutzt, muss die Vorschriften einhalten. Wer eine offene Ladenkasse mit Bargeld führt, hat andere Anforderungen, muss aber ebenfalls ordnungsgemäß aufzeichnen.
Belegausgabe
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss grundsätzlich einen Beleg für den Geschäftsvorfall ausstellen und dem Kunden anbieten. Der Beleg kann in Papier- oder elektronischer Form ausgegeben werden, wenn der Kunde zustimmt. Von der Belegausgabepflicht gibt es Befreiungsmöglichkeiten unter bestimmten Voraussetzungen, die bei der Finanzverwaltung beantragt werden müssen. Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen, aber das Angebot muss bestehen. Der Kartenzahlungsbeleg des Terminals ersetzt in der Regel nicht den Kassenbeleg, sondern ergänzt ihn.
Unbare Umsätze richtig erfassen
Alle Geschäftsvorfälle, auch Kartenzahlungen, müssen in der Kasse mit der richtigen Zahlungsart abgebildet werden. Für die Buchhaltung ergeben sich daraus:
- Tagesabschluss: Die Summe der Kartenzahlungen in der Kasse sollte mit dem Terminal-Abschluss übereinstimmen.
- Abgleich mit Kontoeingängen: Der Anbieter zahlt meist gesammelt aus, abzüglich Entgelten. Die Bruttoumsätze und die Entgelte sollten in der Buchhaltung getrennt erscheinen.
- Stornos und Erstattungen: Müssen in Kasse und Terminal nachvollziehbar abgebildet werden.
- Trinkgeld: Zahlungen mit Trinkgeld über das Terminal erfordern eine saubere Zuordnung in Kasse und Buchhaltung. Hinweise zur steuerlichen Behandlung gibt Ihre Steuerberatung.
Mehr zur Buchhaltung der Entgelte finden Sie im Beitrag Kartengebühren: Steuer und Buchhaltung.
Mitteilungspflicht für Kassen
Elektronische Aufzeichnungssysteme und TSE müssen dem Finanzamt mitgeteilt werden. Die Mitteilung erfolgt über das elektronische Verfahren der Finanzverwaltung. Die ursprünglich 2020 vorgesehene Meldepflicht wurde verschoben, ein Verfahren ist seit 2025 verfügbar. Wann welche Fristen für Ihre Geräte gelten und wie Sie die Mitteilung abgeben, sollten Sie bei Ihrer Steuerberatung oder über die Seiten der Finanzverwaltung klären, da sich Einzelheiten ändern können.
Worauf bei der Kassenauswahl achten
Wenn Sie Kasse und Terminal neu beschaffen, prüfen Sie:
- TSE-Zertifizierung: Das System muss eine zertifizierte TSE nutzen.
- Kompatibilität mit Ihrem Zahlungsdienst: Gibt es eine Schnittstelle, und was kostet sie?
- Datenexport: Können Sie Daten für die Betriebsprüfung exportieren (DSFinV-K)?
- Anbieterbindung: Zahlungsdienst und Kasse aus einer Hand sind bequem, erschweren aber den Wechsel.
- Support und Updates: Gesetzesänderungen müssen zeitnah eingespielt werden.
Betriebsprüfung
Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung prüft die Finanzverwaltung unter anderem, ob Belege ausgegeben wurden, ob die TSE korrekt arbeitet und ob Aufzeichnungen vollständig sind. Halten Sie Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Konfigurationsprotokolle und Tagesabschlüsse bereit. Kartenzahlungen sind dort ein typischer Prüfpunkt, weil sie anhand der Kontounterlagen leicht nachvollzogen werden können.
Praxisbeispiel: Gastronomie mit Terminal und Kasse (illustrativ)
Ein Restaurant nutzt eine Kasse mit TSE und ein daran angebundenes Terminal. Die Bedienung bucht den Tisch, die Kasse übergibt den Betrag an das Terminal, der Gast zahlt und gibt Trinkgeld ein. Die Kasse speichert Rechnungsbetrag und Zahlungsart, das Trinkgeld wird separat als durchlaufender Posten erfasst. Am Abend stimmt der Terminalabschluss mit der Summe der Kartenzahlungen im Kassenabschluss überein. Fehlt die Anbindung, tippt die Bedienung den Betrag zweimal ein, und Abweichungen zwischen Kasse und Terminal sind vorprogrammiert. Dieses Beispiel zeigt, warum sich eine Schnittstelle trotz möglicher Zusatzkosten oft lohnt: Sie spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern, die bei einer Prüfung auffallen können.
Häufige Fragen
Brauche ich eine TSE, wenn ich nur ein Kartenterminal habe?
Nicht automatisch. Entscheidend ist, ob Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Vorschriften verwenden. Lassen Sie das bei Zweifeln prüfen.
Muss ich Kunden einen Beleg geben?
Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, müssen Sie einen Beleg ausstellen und anbieten. Ausnahmen müssen beantragt werden.
Reicht der Terminalbeleg als Kassenbeleg?
In der Regel nicht. Der Terminalbeleg dokumentiert die Kartenzahlung, der Kassenbeleg den Geschäftsvorfall.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen — Schreiben zu GoBD und Kassen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen
- ELSTER — elektronische Übermittlung an die Finanzverwaltung
