Kartenterminal kaufen oder mieten: Was sich für Ihren Betrieb lohnt

Ob Kauf oder Miete günstiger ist, hängt vor allem von der geplanten Nutzungsdauer, vom Wartungsbedarf und davon ab, wie stark Sie sich an einen Zahlungsdienstleister binden wollen. Miete bietet geringe Anfangskosten, Service und oft einen Austausch bei Defekt. Kauf lohnt sich meist, wenn Sie das Gerät lange nutzen und den Anbieter flexibel wechseln möchten. Entscheidend sind die Gesamtkosten über den gesamten Zeitraum, nicht der Preis auf dem Angebotsdeckblatt.

Die drei Wege zum Terminal

Kauf: Sie zahlen einmalig und besitzen das Gerät. Zusätzlich fallen oft Kosten für Einrichtung, Software-Updates, Netzbetrieb und Zubehör an.
Miete: Sie zahlen monatlich einen festen Betrag, meist mit Mindestlaufzeit. Wartung und Austausch sind häufig enthalten, aber nicht immer.
Leasing oder Mietkauf: Ein Leasinggeber finanziert das Gerät, Sie zahlen Raten über mehrere Jahre. Das ist oft vertraglich unabhängig vom Zahlungsdienstleister und kann bei Kündigung des Zahlungsvertrags weiterlaufen.

Ein vierter Weg sind Lösungen ohne separates Gerät oder mit sehr günstigem Mobilgerät, bei denen die Kosten über die Transaktionsentgelte laufen. Mehr dazu im Beitrag Mobile Kartenleser und SoftPOS.

Kosten, die Sie neben dem Gerätepreis beachten müssen

Netzbetrieb und Datenverbindung: Manche Terminals brauchen eine SIM-Karte oder eine Netzwerkverbindung, die separat berechnet werden kann.
Software und Updates: Sicherheits- und Zertifizierungsupdates müssen eingespielt werden. Bei veralteten Geräten kann der Anbieter den Betrieb einstellen.
Zubehör: Ladestationen, Halterungen, Papierrollen, Hüllen.
Support und Austausch: Wie schnell wird ein defektes Gerät ersetzt, und wer trägt Versandkosten?
Kassenanbindung: Schnittstellen zwischen Kasse und Terminal sind teilweise kostenpflichtig, zum Beispiel Lizenzen.
Rückgabe: Bei Mietgeräten können Gebühren für verspätete oder unvollständige Rückgabe entstehen.

Vergleichstabelle

Kriterium	Kauf	Miete	Leasing
Anfangskosten	Hoch	Niedrig	Niedrig bis mittel
Laufende Kosten	Gering, nur Service	Monatlich	Monatliche Raten
Flexibilität beim Anbieterwechsel	Hoch, falls Gerät offen	Gering, Gerät gehört dem Anbieter	Gering bis mittel
Austausch bei Defekt	Meist selbst organisieren	Oft enthalten	Je nach Vertrag
Bindung	Gering	Mindestlaufzeit	Feste Laufzeit
Geeignet für	Langfristig stabile Betriebe	Start, Saison, kleine Betriebe	Höhere Investition ohne Einmalzahlung

Rechenbeispiel (illustrativ)

Alle Zahlen sind frei gewählt und keine Marktpreise. Ein Betrieb plant, das Gerät fünf Jahre zu nutzen.

Kauf: 350 € Gerät plus 50 € Einrichtung, dazu 5 € Service im Monat. Über 60 Monate sind das 400 € + 300 € = 700 €.
Miete: 18 € pro Monat inklusive Service. Über 60 Monate sind das 1.080 €.

Die Differenz von 380 € zeigt, dass Kauf bei langer Nutzung günstiger ist. Bei nur zwölf Monaten Nutzung kehrt sich das Bild um: Kauf kostet 400 € + 60 € = 460 €, Miete 216 €. Bei Saisonbetrieb oder unsicherer Zukunft kann Miete daher sinnvoll sein.

Eine weitere Frage ist, ob sich das Terminal überhaupt rechnet. Das beantwortet der Rechner zur Terminal-Amortisation: Sie tragen die Einmalkosten und Ihren geschätzten jährlichen Nettovorteil ein und sehen, nach welcher Zeit sich die Investition auszahlt.

Worauf Sie bei Mietverträgen besonders achten sollten

Mietverträge für Terminals sind in der Praxis ein häufiger Streitpunkt. Prüfen Sie:

Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung: Ein Vertrag, der sich ohne Kündigung um mehrere Jahre verlängert, bindet Sie lange.
Kündigungsfrist: Wie früh müssen Sie schriftlich kündigen und in welcher Form?
Unabhängigkeit vom Zahlungsvertrag: Läuft die Miete weiter, wenn Sie den Zahlungsdienst wechseln? Bei Leasingverträgen von Drittfirmen ist das häufig so.
Technischer Support: Gibt es Ersatzgerät, Telefonsupport, Vor-Ort-Service?
Ausstiegskosten: Restwertzahlungen, Rücksendegebühren, Verwaltungspauschalen.

Besonders bei Vertriebsbesuchen an der Ladentür sollten Sie nichts sofort unterschreiben. Lassen Sie sich die Unterlagen zusenden und prüfen Sie in Ruhe, ob Mietvertrag, Zahlungsdienstvertrag und gegebenenfalls Leasingvertrag getrennt sind.

Wann lohnt sich welche Variante?

Kauf passt, wenn:

Sie das Gerät mehrere Jahre nutzen,
Sie den Anbieter flexibel wechseln möchten,
das Gerät mit mehreren Zahlungsdiensten kompatibel ist.

Miete passt, wenn:

Sie mit geringem Kapital starten,
Service und Austausch eingeschlossen sein sollen,
Sie nicht sicher sind, wie lange Sie das Gerät brauchen.

Leasing passt, wenn:

Sie mehrere Geräte oder hochwertige Hardware brauchen,
Sie die Liquidität schonen wollen und die Vertragsbedingungen genau geprüft haben.

Gebrauchte Geräte und Kompatibilität

Gebrauchte Terminals sind selten sinnvoll, weil sie oft an einen Anbieter gebunden sind, nicht mehr aktuelle Sicherheitszertifizierungen haben oder keine Updates mehr bekommen. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob das Gerät zu Ihrem Zahlungsdienstleister und Ihrer Kasse passt und ob es kontaktlose Zahlungen unterstützt. Fragen Sie außerdem, wie lange der Hersteller Updates zusagt.

Häufige Fragen

Kann ich ein gekauftes Terminal bei einem anderen Anbieter nutzen?

Nur, wenn es technisch offen ist und der neue Anbieter es freischaltet. Viele Geräte sind an einen Anbieter gekoppelt. Fragen Sie vor dem Kauf nach.

Was passiert, wenn das Terminal defekt ist?

Bei Miete ist oft ein Austausch enthalten. Bei Kauf müssen Sie Garantie und Reparatur klären. Planen Sie für Ausfälle eine Alternative ein, damit Sie keine Umsätze verlieren.

Sind Terminalkosten steuerlich abzugsfähig?

Miete und Abschreibung sind für Unternehmen in der Regel Betriebsausgaben. Details zur Behandlung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, siehe auch Kartengebühren: Steuer und Buchhaltung.

Quellen

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) — Zulassung von Zahlungsinstituten
Verbraucherzentrale — allgemeine Hinweise zu Verträgen und Widerruf
Deutsche Bundesbank — Informationen zum Zahlungsverkehr